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書類作成の最初の段階で書類保管期限を決める

ドキュメントマネージメントフローの最後の工程「廃棄」は書類作成時に決めておくことが理想です。
廃棄のことを予め考えておかないと、本来必要がなくなったにも関わらず書類は溜まる一方になってしまいます。そのため書類作成時に「この書類はいつまで保管しておくものなのか？」を判断しておくことが大切なのです。
書類の廃棄時期別に書類を管理していくことは効率的な書類管理の第一歩です。

廃棄時期に関しては、まずは法律で保存期間が決まっている「法定保存文書」を理解しましょう。
文書の保存を義務づける法律には、会社法や各種の税法、労働基準法、健康保険法、厚生年金保険法など業種を問わずに普遍的に適用される法律のほかに、それぞれの業種に関する法律もあります。
税法関係や労働基準法関係などは、所定の期間、文書が保存されていないと罰則が適用される場合もあり不利益を被ることがありますのでしっかり把握しておく必要があります。

法律で保存が義務づけられている書類

文書の保存を義務づけている法律には次のようなものがあります。法律によって、保存期間の起算日が異なることにも注意しましょう。

なお、法定の保存期間はあくまで最低限度を定めた期間。そのため会社にとっての必要性や安全性などを考慮して、適宜期間を延長する必要がないかどうか社内ルールを決める必要があることも覚えておきましょう。

法律で規定されていない書類は、自社で保存期間を定めることになります。
全社一律に決められるものもありますが、部門ごとに決めるほうが現実的で守りやすいルールとなります。ただしその際には、同じ文書が部門によって期限がバラバラになることが無いように、最後には、全社で統一していきましょう。

文書を作成するタイミングで書類の廃棄の時期を決定することができない場合も多くあります。そこで具体的な期間が決められない場合は「短期保管」か「中長期保管」のどちらかだけでも判断してファイリングをしていきましょう。